Integritetspolicy

ICECON hantering av personuppgifter beskrivs nedan baserat på din relation till ICECON.

 

För dig som är arbetssökande eller anställd

 

Ändamålen med behandling av personuppgifter

Personuppgifter behandlas endast för de ändamål och syften som beskrivs i denna Integritetspolicy. Om du väljer att inte förse oss med vissa personuppgifter kan det påverka tjänsten.
ICECON behandlar endast personuppgifter i den utsträckning sådan behandling är nödvändig för tjänsten eller för sådana andra ändamål som framgår nedan. Det gäller även känsliga personuppgifter.
ICECON behandlar arbetssökandes och anställdas personuppgifter för att kunna:

(a) tillhandahålla tjänsten till ICECON kunder och erbjuda dig möjlighet att vara en del av tjänsten
(b) administrera vår relation till dig
(c) hantera eventuella ärenden om påstådd diskriminering, hantera tvister och reklamationsärenden mot dig eller ICECON kunder och leverantörer; och
(d) företa interna demografiska studier och optimera ICECON verksamhet.

 

Personuppgifter

Genom att godkänna denna Integritetspolicy samtycker du till att ICECON behandlar dina personuppgifter i enlighet med denna Integritetspolicy. Om du inte samtycker till sådan behandling ska du inte förse oss med personuppgifter.

Nedan finner du information om vilka slags personuppgifter ICECON behandlar och hur ICECON kan komma att få/inhämta dessa uppgifter.

 

Arbetssökande

De personuppgifter ICECON behandlar om dig som arbetssökande utgår från de uppgifter du själv lämnar till ICECON via ICECON webb eller genom kontakt med ICECON personal för ICECON tillhandahållande av tjänsten. ICECON kommer inte att behandla dina personuppgifter utan att du först lämnat ditt godkännande genom att acceptera ICECON Integritetspolicy.

De personuppgifter vi kan komma att behandla om dig utgörs bland annat av namn, adress, e-postadress, personnummer, betyg, intyg, utbildningar och arbetslivserfarenheter, fotografi, resultat från tester, uppgift från bakgrundskontroll, resultat från drogtester, uppgift från referensperson (såsom omdömen och hälsa, t.ex. anmärkningar kring sjukfrånvaro) samt uppgift som är nödvändiga för uppföljning av tjänsten m.m.
För det fall du ställer upp på att bli fotograferad eller att du utan uppmaning från ICECON lämnar fotografi på dig själv samtycker du till att ICECON behandlar sådant fotografi.

Det kan hända att du i samband med utförande av tester, på begäran av oss, kan komma att behöva godkänna ytterligare villkor för behandling av dina personuppgifter.

Med anledning av att vissa av ICECON kunder ställer höga säkerhetskrav på individer kan ICECON i vissa fall behöva utföra bakgrundskontroll, kreditkontroll, hälsokontroll och/eller drogtest på dig. Sådana kontroller kan komma att innehålla känsliga personuppgifter om dig och du kommer att lämna ett särskilt samtycke innan en bakgrundskontroll, kreditkontroll, hälsokontroll eller ett drogtest utförs/ska utföras.

Som en del i en bakgrundskontroll kan ICECON be dig att inkomma med ett utdrag ur belastningsregistret. Det är du själv som beställer ett sådant utdrag hos relevant myndighet. Det är alltid du själv som avgör om du vill beställa ett belastningsregisterutdrag. Väljer du att avstå kan det påverka dina möjligheter att bli aktuell för tjänsten. Utdraget kommer att öppnas av dig tillsammans med ICECON och/eller ICECON kund. Informationen i ett belastningsregisterutdrag hanteras med yttersta konfidentialitet och kommer aldrig att behandlas av ICECON. ICECON kan emellertid komma att muntligen stämma av resultatet med ICECON kund i syfte att kunna tillhandahålla tjänsten.

Det kan även i vissa situationer vara nödvändigt för ICECON att inhämta ditt godkännande för att begära in kreditupplysning via externt kreditupplysningsföretag.

ICECON kan även be dig att lämna ytterligare personuppgifter men i sådana fall kommer du att särskilt godkänna detta. Även sådana personuppgifter som lämnas/behandlas genom särskilt godkännande kommer att omfattas av denna Integritetspolicy.

 

Anställda

De personuppgifter vi kommer att behandla om dig består av, utöver de uppgifter som angivits under punkt Arbetssökande, bland annat kontaktuppgifter till anhöriga, löne- och kontouppgifter.
ICECON kan även behöva behandla känsliga personuppgifter om dig, såsom uppgifter om din hälsa. Hälsouppgifter kan till exempel behöva behandlas för att ICECON ska kunna uppfylla sina skyldigheter som arbetsgivare.

 

Sparande av personuppgifter

Hur länge en personuppgift sparas beror på vilken personuppgift det rör sig om och syftet med dess behandling.
De uppgifter du registrerar i din profil, eller som ICECON registrerar i sina verksamhetssystem, kommer att sparas så länge som vi har en pågående avtalsrelation och därefter, i vissa fall, för en period som följer av lag.

ICECON kommer som huvudregel att spara personuppgifter som rör:

(a) uppgifter kopplade till ansöknings- och rekryteringsprocess, under innevarande år för senaste aktiviteten och därefter för två (2) år
(b) anställningsavtal, under innevarande år och därefter sju (7) år
(c) kund- och leverantörsavtal samt uppgifter om affärshändelser, såsom uppgifter om tidrapporter, deltagare, uppdrag, lön, faktura, deklarationer, bokslut, under avtalstiden och därefter för sju (7) år.
 

För dig som är kund eller leverantör

 

Ändamålen med behandling av personuppgifter

Personuppgifter behandlas endast för de ändamål och syften som beskrivs i denna Integritetspolicy. Om du väljer att inte förse oss med vissa personuppgifter kan det påverka användningen av tjänsten eller tillhandahållandet av tjänsten.

ICECON behandlar endast personuppgifter i den utsträckning sådan behandling är nödvändig för tjänsten och för tjänster som leverantörer tillhandahåller åt ICECON eller för sådana andra ändamål som framgår nedan. Detta gäller även känsliga personuppgifter.

ICECON behandlar personuppgifter om kunders och leverantörers anställda för att:

(a) ni ska kunna ta del av tjänsten eller tillhandahålla andra tjänster till ICECON
(b) administrera vår relation till er
(c) ICECON ska kunna hantera sina skyldigheter gentemot er eller berörd individ, hantera ärenden om påstådd diskriminering, hantera tvister och reklamationsärenden; och
(d) möjliggöra framtida affärsrelationer.

 

Personuppgifter

Genom att godkänna denna Integritetspolicy så lämnar ni ert samtycke till att ICECON behandlar, i tillämpliga delar, personuppgifter om era anställda och/eller leverantörer i enlighet med denna Integritetspolicy. Ni bekräftar även att ni innan lämnandet av samtycket har fått godkännande för ICECON personuppgiftshantering i enlighet med denna integritetspolicy från samtliga berörda individer.

ICECON kan även begära att individen lämnar ytterligare personuppgifter än vad som anges nedan. Även sådana personuppgifter som lämnas/behandlas genom särskilt godkännande kommer att omfattas av denna integritetspolicy.

 

Kunder

ICECON kan komma att behandla kontaktpersoners personuppgifter. Sådana uppgifter utgörs bland annat av namn, adress, e-postadress, befattning, ansvarsområden och andra uppgifter som är nödvändiga för tillhandahållande och uppföljning av tjänsten samt för att möjliggöra framtida affärsrelationer.

 

Leverantörer

ICECON kan komma att behandla kontaktpersoners och andra anställdas personuppgifter. Sådana personuppgifter utgörs bland annat av de uppgifter som angivits under punkt Kunder och Arbetssökande och andra uppgifter som är nödvändiga för tillhandahållandet och uppföljningen av tjänsten, för att säkerställa en bra leverans av tjänster till ICECON samt för att möjliggöra framtida affärsrelationer.

 

Lagring av personuppgifter

Hur länge en personuppgift kommer att sparas beror på vilken personuppgift som det rör sig om och syftet med dess behandling. ICECON sparar inte personuppgifter under en längre tid än vad som är nödvändigt med hänsyn till de ändamål för vilka de samlades in, om inte annat föreskrivs i lag.

De uppgifter leverantören registrerar i sin profil eller som ICECON registrerar i ICECON verksamhetssystem kommer att sparas så länge som vi har en pågående avtalsrelation och därefter, i vissa fall, för en period som följer av lag.eller att ditt samtycke till behandlingen återkallats.

ICECON kommer som huvudregel att spara personuppgifter som förekommer i kund- och leverantörsavtal samt uppgifter om affärshändelser, såsom uppgifter om tidrapporter, deltagare, uppdrag, lön, faktura, deklarationer, bokslut, under avtalstiden och därefter för sju (7) år.

 

Personuppgifter för marknadsföringsändamål

Det samtycke som lämnats täcker även att den information som du förser ICECON med kan användas för marknadsföring och marknadsundersökningar för att på så vis förse kandidater, anställda, kunder och leverantörer med en bättre upplevelse och förbättra och optimera kvaliteten på tjänsten (till exempel, genom att visa innehåll som kan vara av intresse för dig och leverera mer relevant information till dig).

I det fall du inte längre önskar motta marknadsföring kan du kontakta oss och ange att du inte önskar bli kontaktad i marknadsföringssyfte.

 

 

Användande av ICECON webbplats och cookies

För en närmare beskrivning av den personuppgiftsbehandling som sker när du använder ICECON webbplats, och ICECON användning av cookies, se ICECON riktlinjer för cookies.

 

Skyddet av personuppgifter

ICECON har vidtagit lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifter mot förlust, missbruk, obehörig åtkomst, avslöjande, ändring och förstörelse. För att säkerställa att personuppgifter behandlas på ett säkert och konfidentiellt sätt använder vi oss av datanätverk som är intrångsskyddade med bland annat brandväggar och lösenordsskydd enligt branschstandard. För att säkerställa integriteten för de personuppgifter som du lämnar via Internet kan vi komma att använda krypteringsteknik när vi överför sådana personuppgifter över Internet till våra servrar. ICECON anställda och leverantörer är bundna av sekretessavtal och är skyldiga att följa ICECON regler för informations- och IT-säkerhet, denna Integritetspolicy och andra interna föreskrifter som ytterligare reglerar behandlingen av personuppgifter.

 

 

Delning av personuppgifter mellan ICECON bolag

ICECON delar som huvudregel personuppgifter som härrör från arbetssökande, anställd, kunds och leverantörs anställda med samtliga ICECONbolag i syfte att kunna tillhandahålla Tjänsterna. Delning är nödvändig för att snabbt och effektivt kunna erbjuda anställda relevanta uppdrag och erbjuda den bästa kompetensen för ICECONs kunder och öppna för nya affärsmöjligheter. Känsliga personuppgifter delas som huvudregel inte mellan ICECONbolag. Innan en delning av känsliga personuppgifter sker gör ICECON alltid en bedömning om huruvida en sådan delning är nödvändig för syftet som de känsliga personuppgifterna samlats in för samt om det behövs ytterligare samtycke till delningen eller om det finns lagstöd för att dela personuppgifterna.

En förutsättning för delning av personuppgifter mellan ICECONbolag är att den företas i enlighet med denna Integritetspolicy och relevant personuppgiftslagstiftning.

 

 

Delning av personuppgifter utanför ICECONbolag

ICECON kommer inte sälja, lämna ut eller sprida personuppgifter till tredje part, med undantag för vad som anges i denna Integritetspolicy. Inom ramen för Tjänsten kan personuppgifter lämnas vidare till en ICECON kund, leverantörer, underleverantörer, och samarbetspartners om det är nödvändigt för utförandet och tillhandahållandet av Tjänsten. ICECON kan även lämna ut dina personuppgifter till annan tredje part, såsom ICECONs leverantörer för vår verksamhet, till exempel för löneadministration, teknisk support, drift av IT-system etc. 

 

Vidare kan vi lämna ut personuppgifter om vi är skyldiga till det enligt gällande lag, domstolsbeslut eller om sådant utlämnande annars är nödvändigt för att medverka till en rättslig utredning. För det fall ICECON omfattas av en omorganisation, sammanslagning eller försäljning kan vi överföra personuppgifter till den relevanta tredje parten, förutsatt att den tredje parten åtar sig att behandla personuppgifterna i enlighet med denna Integritetspolicy.

 

 

Personuppgiftsansvariga

ICECON AB, 556835-5522

ICECON Finansservice AB, 556488-9219

ICECON Business 360 AB, 556844-7915

Najaden Gruppen AB, 556809-9021

 

Box 15, 901 09 Umeå är personuppgiftsansvariga för den behandling som sker avseende dina personuppgifter och ansvarar för att sådan behandling sker i enlighet med tillämplig lagstiftning.

 

 

ICECON som personuppgiftsbiträde

ICECON är personuppgiftsansvarig för ICECONs personuppgifter men det kan förekomma situationer där ICECON inte är personuppgiftsansvarig utan enbart ett personuppgiftsbiträde åt tredje man. När ICECON behandlar personuppgifter som ett personuppgiftsbiträde sker det på uppdrag av tredje man och ICECON är då bundet av de instruktioner som ICECON fått av den personuppgiftsansvarige. I dessa situationer kan ICECON inte garantera att sådan behandling kommer att ske i enlighet med denna Integritetspolicy men ICECON kommer alltid säkerställa att behandling sker i enlighet med tillämplig lagstiftning och i möjligaste mån i enlighet med denna Integritetspolicy.

 

 

Dina rättigheter

Du som individ har rätt att kostnadsfritt, en gång per kalenderår, efter skriftligt undertecknad ansökan ställd till ICECON på adressen ovan (under "Personuppgiftsansvariga") få besked om vilka personuppgifter som ICECON behandlar om dig samt information om omfattningen och syftet med sådan behandling. Du som individ har även rätt att när som helst begära att vi blockerar, utplånar eller rättar dina personuppgifter. Du har alltid rätt att återkalla ett lämnat samtycke och meddela att du motsätter dig fortsatt behandling av dina personuppgifter.

 

 

Ändringar i denna integritetspolicy

ICECON förbehåller sig rätten att revidera denna Integritetspolicy från tid till annan. Datumet för den senaste ändringen anges i slutet av Integritetspolicyn. Om vi gör några ändringar i Integritetspolicyn kommer vi att publicera dessa ändringar på webb-platsen. Du rekommenderas därför att läsa denna Integritetspolicy regelbundet för att uppmärksamma eventuella ändringar. Om vi ändrar Integritetspolicyn på ett sätt som väsentligt skiljer sig från vad som angavs när ditt samtycke samlades in, kommer vi att underrätta dig om dessa förändringar och vid behov be dig om att på nytt samtycka till ICECON personuppgiftsbehandling.

 

 

Kontakta oss

Om du har några frågor gällande denna Integritetspolicy eller vår användning av dina personuppgifter, vänligen kontakta oss på info@icecon.se

 

 

Denna integritetspolicy är senast ändrad 2018-04-05.

Box 15, 901 02 Umeå

+46-771 40 10 12